1.メールはどうやって届くのか
メールの送受信の仕組みは郵便物に例えるとわかりやすいといわれます。
- 手紙を紙に書き、封筒に入れて封筒に住所を書く
- ポストに入れると郵便局の方に回収され大きな郵便局に集められる
- 届け先の郵便番号を調べ最寄りの郵便局を割り出される
- 最寄りの郵便局まで運送
- 最寄り郵便局から各住所まで郵便局員が配達
上記工程をメールに置き換えると以下の通りとなります。
- メール題名、本文を書きメールアドレスを書く
- 送信ボタンを押すと送信元メールサーバに届く
- DNSサーバ※に問い合わせ、送信先サーバを検索する
- 送信先サーバに届く
- 送信先サーバが送信先メールアドレスに届ける
※DNSサーバ：ここでは郵便番号から管轄郵便局を探すためのデータベースと考えてください
2.メールソフト(メーラー)とは
英語ではmailerと書く通りメールを送受信するためのアプリのことを指します。
メールソフトとも言われます。
ここでは大きく二つにメーラーの種類を分けて紹介します。
アプリ型
outlook,ThunderbirdなどPCに専用ソフトをインストールして使用します。
インストール後にメールの送受信設定が必要です。
メールは基本的に端末（PC,スマホ等）に保管されます。
メリット
- 過去のメールはインターネット環境なしで閲覧可能
デメリット
- 使用開始時に送受信設定が必要
- 端末移行の場合にデータ移行や設定のし直し
- 端末が破損した際、メールデータも一緒に消失する可能性
ブラウザ型
Gmail,yahooメールなどインターネットブラウザ（GoogleChromeやInternetExplorer等）から閲覧します。
メリット
- インターネットブラウザがあれば端末を問わず使用可能
デメリット
- インターネット環境がないと過去のメールにもアクセス不可能
- メーラーサービス自体がダウンした場合も同様にアクセス不可
3.メール閲覧方法
メーラーに設定する際、大きく二つの方法があります。
POP
端末にメールをダウンロードし
ダウンロード完了メールはメールサーバから削除してメールサーバ領域を空けます。
郵便局（メールサーバ）から手紙のコピーを受け取り、受け取り次第郵便局にある元の手紙を破棄してもらうイメージです。
メリット
- 後述のIMAPに比べ、容量のメンテナンスが容易
デメリット
- 複数端末で利用する場合、開封状態や送信メールの同期ができない
- 複数端末で利用する場合、メールサーバから削除するタイミングに注意
例：1端末目で受信後、メールサーバから削除する設定になっているとと2端末目では受信できません。
IMAP
メールサーバの送受信BOXと端末のファイルを同期する仕組みのことです。
郵便局から手紙のコピーをもらって自分の手元で閲覧しているようなものです。
メリット
- メールの開封状態等の共有が可能
デメリット
- 不要なメールを順次削除してメールサーバの容量を空ける手間がかかる
- 上記理由から過去のメールを長期保管に不向き
4.メールの削除の意味
メーラーには「受信BOXから削除する」といった操作が可能です。
POPかIMAPかによってどこから削除するか、意味が異なります。
POPの場合
受信BOX=端末に保存されているメールデータを指し端末から削除する、という動作となります。
※メールサーバから削除するタイミングはメーラーの設定次第で変更可能です。
outlookはデフォルト設定で端末で受信後15日経過後に削除されます
IMAPの場合
受信BOXはメールサーバと同期しています。
そのため、受信BOXから削除するとメールサーバからも削除されます。
5.迷惑メール防止の主な方法
メールサーバ上で防ぐ
メールサーバ上で働き、受信者の目に入ることなく、迷惑メールフォルダに振り分けられます。
事務所や自宅のインターネットの入り口で防ぐ
インターネットの入り口で怪しいメールをブロックしたり、要注意の旨印をつけて受信します。
UTMと呼ばれる商品やプロバイダの契約に付随している場合もあります。
端末のセキュリティソフトで防ぐ
メールを端末にダウンロードする前に、怪しいファイルをブロックします。
メーラー上で防ぐ
メーラー独自のフィルタが付属している場合があります。
6.メールが届かないトラブルの原因
送信側と受信側どちらに原因があるかはその時によって異なります。
メールの送信に失敗した場合は送信失敗の理由が書かれたメールが送信側に届きます。
題名が「MAILER-DEAMON」と書かれたような中身が英語のメールですね。
本文にはメール送信に失敗した理由が書かれています。
理由は様々ですがここ最近迷惑メールが増えており
迷惑メールフィルタの誤動作も増え、受信したいメールまでフィルタにかかってしまう等のトラブルが増えています。
もし送信できない,受信できない等のトラブルが発生した場合はメールの管理者にお問い合わせください。
7.まとめ
コロナ禍によって働き方が大きく見直され、メールの運用方法を見直す機会にもなるかと思います。
セキュリティ環境の見直しやメールソフトの乗り換え等も専門業者の紹介可能です。
弊事務所はITに強い会計事務所を目指し、
職員のITリテラシーアップにも努めており、クラウド会計ソフトの導入や顧問先様への会計改善提案にも力を入れています。
ご検討の際はお問い合わせください。