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知らなきゃ損する! 導入前に必ず押さえておきたい、クラウド会計のメリット・デメリット

2018.02.13 経営

今や世間は猫も杓子も「クラウド化」。クラウドソフトを導入すればバラ色の未来が待っているのかといえば、そういうわけではありません。
MFクラウド公認メンバー、Freee認定アドバイザー、弥生PAP会員として、数多くの企業のクラウド化を支援させていただいた経験をもとに、今回は「そもそもクラウドとは?」といったところから「クラウド化による成功・失敗事例」まで、紹介したいと思います。

そもそもクラウドとは?

・クラウドサービス
・クラウドコンピューティング
・クラウドソーシング
・クラウド会計ソフト

このなかで一つだけ仲間はずれがいます。

正解は「クラウドソーシング」です。このクラウドだけは群衆を意味する"crowd"、そのほかは雲を意味する”cloud”となっています。
ここでのクラウド(clound)は、お空の上でプカプカ浮かんでいるあの雲のことで、手元にモノがなくても、使い手はなにも意識することなく、お空の上から便利な道具やサービスが降ってくるように利用できるといった概念のことをクラウドと呼んでいます。

ちなみに、群衆のほうのクラウドは「不特定多数の人たち」という意味で、不特定多数を引き合わせる=クラウドソーシング、不特定多数から資金を調達する=クラウドファンディングとなっています。

クラウド化による光と影

「ネットがなければ陸の孤島」
クラウドは使い手が意識することなくお空の上から降ってくると書きましたが、それはネットに接続できる環境が大前提です。
不注意による断線、停電、ネット障害、サイバー攻撃などで、どこか一カ所でも障害がでると、サービスが利用できなくなってしまいます。
朝の掃除のときに誤って、ネット接続の機械を壊してしまい、その日の大事な取引がすべて停止したしまったという笑えない事例もあります。

「ある朝、いきなり!?」
手元にあるソフトウェアと違って、たいていのクラウドソフトはお空の上で勝手にバージョンアップを繰り返します。使い的にとっては常に最新のバージョンが利用できるというメリットはあるのですが、マニュアル人間にとっては見た目やボタンの位置や機能が勝手に変わってしまうので使いづらいということもあります。
実際に外国の方を雇用してマニュアル通りにオペレーションをしている企業では、ある朝いきなり今までの機能がバージョンアップされてメニューの名前も変わっていたので、業務にならなかったという事例もあります。

「作業効率が落ちた」
これは、ホスト系からクラウドに乗り換えたお客様に多いのですが、いままでキーボード操作だけでサクサクソフトを使用されていた場合、ブラウザでの操作は効率が速度が大幅におそくなると感じられる方が多いようです。
・汎用機、ホスト系を使用していた
・マウスを使用せずに、キーボードとテンキーだけでだけで入力していた

このような方は、すぐに移行せずに、試用や動作確認をきっちりしてから移行されるのが良いかと思います。

「ソフトウェアの寿命」
いろいろな企業の事例をみていると、ソフトウェアの使用期限は当初の想定より長い場合が多いです、当初5年間使用しようとおもって購入したソフトも、大きな問題がないので6年、7年と使用し続けるケースを多く見ます。
そう考えると、クラウド系のソフトはだいたい月、年単位の利用料が設定されているので価格比較や導入検討をされる場合は注意が必要です。

クラウド会計ソフト比較

MFクラウド、Free、弥生クラウドなど、さまざまな会計ソフトがあります。どれがおすすめですか?という話をよく聞かれるのですが、機能面については、これらのソフトはものすごい速さで進化していますので、正直なんとも言えません。現時点において〇〇の機能においてはXXがお勧めですよといいうような進め方をしているのですが、それも1か月先には他社にも同機能が実装されたりしますので、難しいところです。

ポイントとしては

・無料お試し期間を最大限に活用する。
各社毎に無料お試しプランが充実しており、どれも手軽に試用することができますので、まずは興味のあるソフトをすべて登録し、試用してから決定するのがよいでしょう。

MFクラウド(料金・プラン一覧)
https://biz.moneyforward.com/accounting/price

クラウド会計ソフト freeeの料金プラン
https://www.freee.co.jp/houjin/plan-price

弥生オンライン(料金・プラン)
https://www.yayoi-kk.co.jp/products/account-ol/price/index.html

・関係性で決める
これも結構重要なポイントになりますが、顧問先税理士が得意としている、知り合いが使っているなど関係性でどのソフトを使用するかを決めるというのもお勧めです。

まとめ

クラウド化の失敗事例をいくつかあげましたが、クラウド化によるメリット・デメリットは背中合わせです。ネットがなければなにもできないというデメリットは、逆にネットさえあればどこででも利用できるというメリットになります。会社のネットがつながらなくても、自宅、携帯、ネットカフェなど、大体の通信手段が確保できるのであれば問題はありませんし、勝手にバージョンアップされてしまうというデメリットも、常に最新の状態を使用できるというメリットです。クラウド化によるメリットデメリットを理解したうえで、無料使用期間を最大活用してクラウド化を検討するのが良いでしょう。

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